ご質問ありがとうございます。
今回は、文学部のAO入試で合格した私から回答させていただきます。
まず、評定平均に関してですが、これは合格した私たちでも分かりかねる部分はあります。
というのも、私はお恥ずかしながら高校の評定平均値が4.2で合格していますし、逆に私よりも高い評定平均値なのに不合格になった受験生もいるためです。
ただ、最低４を超えており、なおかつ欠席が多くないのであればさほど心配しなくても大丈夫だと思います。

また、志望理由書は学部学科によって書く分量が異なるため、一概には言えませんが、私の場合、本格的に準備し始めたのは２学期に入ってからです。
毎日２０分から３０分ずつかけて少しずつ書き進めては、担任の先生や国語の先生に添削していただくようにしていました。自分が本当になにを学びたいのかや、学んだことをどう生かすのかなどが明確でない場合は、それを考える時間も必要ですので、少しずつでもいいので準備を進めておくことをお勧めします。

以上が回答です。AO入試は情報も少なく、大変なことも多いと思いますが、頑張ってください。